โครงการวิจัย การวางระบบการจัดการเอกสารจดหมายเหตุของสถาบันเทคโนโลยีป้องกันประเทศ โดยการประยุกต์ใช้หลักการจัดการเอกสารตามมาตรฐาน ISO 15489

Abstract

งานวิจัยชิ้นนี้มีวัตถุประสงค์ 6 ประการ ได้แก่ (1) เพื่อศึกษาลักษณะของเอกสารจดหมายเหตุ กระบวนการและขั้นตอนการถ่ายโอนเอกสารจดหมายเหตุเข้าสู่หอจดหมายเหตุ สถาบันเทคโนโลยี ป้องกันประเทศ (2) เพื่อวิเคราะห์ภารกิจหน้าที่และพัฒนาแผนผังแฟ้มเอกสารของสถาบันเทคโนโลยีป้องกันประเทศ โดยใช้หลักการวิเคราะห์หน้าที่ตามมาตรฐาน ISO 15489 (3) เพื่อสร้างแผนผังแฟ้มเอกสารและตารางการก าหนดอายุเอกสารของสถาบันเทคโนโลยีป้องกันประเทศสามารถใช้งานได้ทั้งเอกสารที่เป็นกระดาษและดิจิทัล (4) เพื่อวางระบบการรับมอบเอกสารจดหมายเหตุตามตารางการกำหนดอายุเอกสารและจัดเรียงเอกสารจดหมายเหตุตามแผนผังแฟ้มเอกสาร (5) เพื่อศึกษาระเบียบ ข้อบังคับ และกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับเอกสารจดหมายเหตุของสถาบันเทคโนโลยีป้องกันประเทศ และ (6) เพื่อวางนโยบายการออกให้บริการและเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุของสถาบันเทคโนโลยีป้องกันประเทศ ขอบเขตการวิจัยใช้แนวคิดและทฤษฎีการจัดการเอกสารและจดหมายเหตุเพื่อการสร้างแผนผังแฟ้มเอกสารและตารางการกำหนดอายุเอกสารตามมาตรฐาน ISO 15489 งานวิจัยชิ้นนี้เป็นการวิจัยเชิงคุณภาพจึงใช้วิธีดำเนินการวิจัยแบบผสมผสาน ประกอบด้วย การการทบทวนวรรณกรรมและเอกสารที่เกี่ยวข้อง การสำรวจเอกสาร การสังเกตการณ์และการสัมภาษณ์แบบกึ่งโครงสร้างในกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับระบบดังกล่าว ซึ่งประกอบไปด้วย ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานในส่วนที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการเอกสารจดหมายเหตุจำนวนทั้งสิ้น 30 คน ผลการวิจัยพบว่าเอกสารจดหมายเหตุของสถาบันเทคโนโลยีป้องกันประเทศอยู่ในรูปแบบทั้งที่เป็นกระดาษและรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้น วิธีการที่เหมาะสมที่สุดในการรับมอบเอกสารสิ้นกระแสการปฏิบัติงานมาเป็นเอกสารจดหมายเหตุจึงควร (1) จัดทำแผนผังแฟ้มเอกสารและตารางการกำหนดอายุเอกสารตามการวิเคราะห์หน้าที่ขององค์กรตามมาตรฐาน ISO 15489 (2) จัดทำนโยบายรับมอบเอกสารจดหมายเหตุ (3) จัดทำนโยบายจัดเรียงและจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุตามมาตรฐาน ISAD(G) และ (4) จัดทำนโยบายการออกให้บริการและแนวทางการเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุที่สอดคล้องกับกฎหมาย 6 ฉบับที่สถาบันเทคโนโลยีป้องกันประเทศต้องปฏิบัติตาม

This research aims to (1) study characteristics of archival records, processes and procedures of archival records transfer to the DTI Archives (2) analyse functions and create a file plan for the DTI in compliance to the ISO 15489 (3) to create a file plan and a retention schedule of the DTI for both paper-based and digital records (4) to establish a system for archival records transfer in complianceto the retention schedule and for archival arrangement in compliance to the file plan (5) to examine regulations and laws relating to archival records of the DTI, and (6) to set up a policy for archival services and outreach of the DTI. The scope of this research applies concepts and theories of records and archives management to create the file plan and the retention schedule in compliance to the ISO 15489. This qualitative research applies mixed methods which are literature review, records surveys, observation, and semi-structured interview the stakeholders consisted of 30 senior management and officials of the DTI. The results reveal that archival records of the DTI are kept in both traditional and electronic recordkeeping systems. Therefore, the research suggests that in order to transfer non-current records to the archives, the best practices for the DTI are (1) creating the file plan and the retention schedule based on functional analysis in compliance to the ISO 15489, (2) setting up the policy for archival transfer, (3) creating the policy for archival arrangement and archival description in compliance to the ISAD(G), and (4) setting up the policy for archival services and guidelines for archival advocacy in compliance to six regulations and laws enforced in the DTI.